Sivil Toplumun
İşletim Sistemi

KUNGO, sivil toplum kuruluşlarının günlük işlerini farklı Excel dosyaları, Drive klasörleri, WhatsApp grupları, e-postalar ve kişisel notlar arasında yürütmesinden kaynaklanan dağınıklığı azaltmak için tasarlanmıştır.

Kuruluşunuz büyüdükçe;

• bilgiler farklı yerlerde tutulabilir,
• aynı veri birden fazla kez girilebilir,
• görevlerin takibi zorlaşabilir,
• belgeleri bulmak zaman alabilir,
• proje ve finans bilgileri birbirinden kopabilir,
• raporlama için farklı dosyalardan veri toplamak gerekebilir,
• çalışan değişikliklerinde kurumsal bilgi kaybolabilir.

KUNGO bu süreçleri tek bir kurumsal çalışma sistemi içinde bir araya getirir. Projelerden finans ve satın almaya, insan kaynaklarından zaman çizelgesine, görevlerden sosyal etkiye kadar farklı süreçleri birbirleriyle ilişkilendirerek yönetmenizi sağlar.

Kısacası KUNGO, yalnızca bilgilerinizi dijitalleştirmez; kuruluşunuzun nasıl çalıştığını daha görünür hale getirir.

Excel ve Drive kullanmaya devam edebilirsiniz. KUNGO'nun amacı iyi çalışan araçları tamamen ortadan kaldırmak değil; kuruluşunuzun işleyişini bu araçların dağınık yapısından kurtarmaktır.

Excel size veri tutma imkânı verir. Drive size dosya saklama imkânı verir.

Ancak kuruluşunuzun bir satın alma sürecini düşünün:

Talep → Teklif → Değerlendirme → Onay → Satın Alma → Belge

Bu yalnızca bir Excel satırı veya Drive klasörü değildir. Bir süreçtir.

KUNGO'da bu süreci ilgili kişiler, belgeler, bütçeler, görevler ve onaylarla ilişkilendirerek takip edebilirsiniz. Aynı yaklaşım proje, finans, İK, zaman çizelgesi ve diğer süreçlerde de kullanılabilir.

Fark şu: Excel dosyaları ve klasörler bilgi saklar.

KUNGO ise bilginin hangi işin parçası olduğunu da gösterir.

Kullanılmayan bir sistemin kuruluşunuza hiçbir faydası olmaz. Bu nedenle KUNGO'nun amacı ekibinize yeni bir bürokrasi yüklemek değil, zaten yaptıkları işleri daha düzenli ve kolay takip edilebilir hale getirmektir.

KUNGO;

• proje çalışanları,
• yöneticiler,
• finans sorumluları,
• İK çalışanları,
• saha ekipleri,
• MEAL ve sosyal etki ekipleri

gibi farklı kullanıcıların kendi sorumlulukları üzerinden çalışabileceği şekilde tasarlanır.

Her kullanıcının bütün sistemi görmesi veya bütün modülleri kullanması gerekmez. Kullanıcı, ihtiyacı olan bilgiye ve sorumlu olduğu sürece erişir.

Kurulum ve ilk kullanım aşamasında ekibinizin sisteme alışmasına da destek oluyoruz.

Çünkü bizim için önemli olan hesabınızın açılması değil, KUNGO'nun gerçekten kullanılmaya başlamasıdır.

Bir STK'nın dijital sisteminde yalnızca günlük işler bulunmaz. Çalışan bilgileri, proje belgeleri, finansal kayıtlar, sözleşmeler, saha verileri, yararlanıcı bilgileri ve kurumsal hafıza gibi önemli bilgiler de sistemde yer alabilir.

Bu nedenle veri güvenliği KUNGO için sonradan eklenen bir özellik değil, sistemin temel tasarım konularından biridir.

KUNGO'da;

• kuruluşların veri alanlarının ayrıştırılması,
• kullanıcı ve rol bazlı erişim,
• yetkilendirme,
• işlem ve süreçlerin izlenebilirliği

gibi kurumsal güvenlik ihtiyaçları dikkate alınır.

Önemli olan yalnızca “veri nerede?” sorusu değildir. Aynı zamanda;

• Kim erişebilir?
• Hangi bilgiye erişebilir?
• Hangi işlemi yapabilir?
• Kuruluş verisi nasıl korunur?

sorularının da cevaplanması gerekir. KUNGO'yu bu yaklaşım üzerine kuruyoruz.

Evet. Hatta küçük kuruluşlar için modüler yapı özellikle önemlidir.

Çünkü küçük bir kuruluşun;

• sınırlı bütçesi,
• küçük bir ekibi,
• birden fazla sorumluluk taşıyan çalışanları

olabilir. Bu nedenle bütün sistemi bir anda kullanmak zorunda değilsiniz.

Örneğin kuruluşunuz bugün yalnızca

İdari İşlemler Yönetimi + Proje Yönetimi + Mali Yönetim

modüllerine ihtiyaç duyuyorsa bunlarla başlayabilirsiniz. İhtiyaçlarınız arttığında

İnsan Kaynakları, Satın Alma, Sosyal Etki Yönetimi, Bağış Yönetimi, Etkinlik Yönetimi

gibi yeni modülleri ekleyebilirsiniz.

KUNGO'nun mantığı basit:

Kuruluşunuz sisteme uymak zorunda değil. Sistem, kuruluşunuzun ihtiyacına göre büyüyebilmeli.

Hayır. KUNGO'nun en önemli özelliklerinden biri modüler yapısıdır. Bütün modülleri aynı anda kullanmanız gerekmez; ihtiyacınız olan alanla başlayabilirsiniz.

Örneğin proje odaklı bir kuruluşsanız:

Proje Yönetimi + Sosyal Etki Yönetimi

Kurumsal yapınızı güçlendirmek istiyorsanız:

İdari İşlemler Yönetimi + Şikâyet Yönetimi

İnsan kaynakları süreçleriniz büyüdüyse:

İnsan Kaynakları + Gönüllü Yönetimi

Finansal süreçlerinizi düzenlemek istiyorsanız:

Mali Yönetim + Satın Alma + Bağış Yönetimi

ile başlayabilirsiniz. Sonrasında ihtiyaç duyduğunuz modülleri ekleyebilirsiniz.

İhtiyacınız kadarını kullanın. Kuruluşunuz büyüdükçe KUNGO'yu da büyütün.

KUNGO herhangi bir denetimin sonucunu veya fon veren kuruluşun kararını garanti etmez. Ancak denetim ve raporlama süreçlerinde ihtiyaç duyulan bilgilerin düzenli tutulmasını kolaylaştırabilir.

Örneğin bir işlem için;

• Kim yaptı?
• Ne zaman yaptı?
• Kim onayladı?
• Hangi projeyle ilişkili?
• Hangi bütçe kaleminden karşılandı?
• Hangi belgeyle destekleniyor?

gibi soruların cevaplarına ulaşabilmek önemlidir.

Benzer şekilde proje raporlamasında;

Faaliyet → Gösterge → Sonuç → Kanıt → Bütçe

arasındaki ilişkilerin düzenli tutulması raporlama sürecini kolaylaştırabilir.

KUNGO'nun yaklaşımı: rapor zamanı geldiğinde bilgiyi yeniden toplamaya çalışmak yerine, çalışma sırasında bilgiyi düzenli olarak oluşturmak.

Böylece raporlama yalnızca dönem sonunda yapılan bir iş olmaktan çıkar; kuruluşun günlük çalışma sisteminin bir parçası haline gelir.

Bu sorunun herkes için aynı cevabı yok. Çünkü bir kuruluş için maliyet yalnızca yazılım aboneliği değildir. Aynı zamanda;

• çalışanların bilgi aramak için harcadığı zaman,
• rapor hazırlarken veri toplamak için harcanan emek,
• tekrar tekrar Excel hazırlamak,
• dosya ve belge aramak,
• süreçleri takip etmek için yapılan toplantılar,
• çalışan değişikliklerinde yaşanan bilgi kaybı

gibi görünmeyen maliyetler de vardır.

Bu nedenle KUNGO'yu değerlendirirken yalnızca “Yıllık abonelik ne kadar?” diye değil; “Bugün bu işleri yürütmek için ne kadar zaman ve emek harcıyoruz?” diye de bakmak gerekir.

KUNGO'nun amacı size daha fazla yazılım kullandırmak değil. Kuruluşunuzun sınırlı insan ve zaman kaynağını daha verimli kullanmasına yardımcı olmak.

Bir STK'nın kurumsal bilgisi tek bir çalışanın bilgisayarında, e-posta hesabında veya hafızasında kalmamalı. Çünkü çalışan değiştiğinde yalnızca bir kişi ayrılmaz. Bazen;

• proje geçmişi,
• önemli belgeler,
• süreç bilgisi,
• görevlerin durumu,
• paydaş bilgileri,
• kurumsal deneyim

de kuruluş için erişilmesi zor hale gelebilir.

KUNGO'nun amacı bu bilgileri kişilerden bağımsız bir kurumsal yapı içinde tutmaya yardımcı olmaktır. Bir çalışan ayrıldığında hesabı ve erişimleri kuruluşun yetki yapısına göre yönetilebilir. Yeni çalışan ise yetkisi dahilinde kuruluşun mevcut kurumsal bilgisi üzerinden çalışmaya devam edebilir.

Çünkü kurumsal hafıza kişilerin değil, kuruluşun hafızası olmalı.

Her şeyi bir anda değiştirmek zorunda değilsiniz. Önce kuruluşunuzun bugün en çok zorlandığı alanı belirleyin. Örneğin;

• “Projeleri takip etmekte zorlanıyoruz.”
• “İK kayıtlarımız dağınık.”
• “Finans ve satın alma süreçlerimizi daha düzenli hale getirmek istiyoruz.”
• “Çalışanlarımızın hangi projeye ne kadar zaman ayırdığını takip etmek istiyoruz.”

gibi bir ihtiyaçtan başlayabilirsiniz. Sonra bu ihtiyaca uygun modülü veya modülleri belirleyebiliriz.

KUNGO'ya geçiş yaklaşımımız:

1. 01TanıyınKuruluşunuzun nasıl çalıştığını ve hangi sorunları yaşadığını birlikte değerlendirelim.
2. 02Seçinİhtiyacınız olan modülleri belirleyelim.
3. 03KurunKullanıcıları, yetkileri ve temel yapıyı birlikte oluşturalım.
4. 04KullanınEkibinizin sistemi günlük işlerinde kullanmaya başlamasına destek olalım.
5. 05Büyütünİhtiyaçlarınız arttıkça yeni modülleri devreye alın.

Küçük başlayın. Öğrenin. İhtiyaç oldukça büyütün.